Captação de alunos: veja como atrair mais matrículas

Tornar a captação de alunos mais eficiente é um desafio para a maior parte das instituições de ensino privado, e muitas delas não sabem o que fazer para conseguir mais matrículas. Contudo, várias medidas podem ser tomadas para potencializar esse processo, desde a preparação da equipe ao uso de ferramentas de captação.

Para ajudá-lo nesta importante missão, organizamos algumas medidas que podem ser tomadas pela escola para otimizar a captação de alunos e se destacar dos concorrentes diante de um mercado institucional tão concorrido.

Estabeleça objetivos e metas

Quantos alunos quer captar? Qual receita quer obter com os novos alunos?  Quantas turmas novas quer abrir? Entender qual é o seu objetivo é o primeiro passo para planejar seu caminho. Os objetivos devem ser realistas, de preferência baseados em resultados anteriores da instituição, porém, não devem deixar de ser ambiciosos.

As metas estabelecem prazos e definem as atitudes que devem ser tomados para se alcançar o que deseja. Como o processo de captação de alunos pode ser longo, pense em metas por etapa, e não apenas no número final que quer atingir. Dessa forma, é possível ter uma noção muito melhor da performance da escola ou curso neste processo.

Estude seu público-alvo

Qual é a faixa etária dos estudantes que você quer captar? Onde eles moram? Pelo que eles se interessam? Quais redes sociais eles utilizam? Qual sua faixa salarial? Essas são algumas perguntas que podem (e devem) ser feitas para entender quais são as características do seu público-alvo e, assim, traçar planos de ação para atingi-los.

Uma forma interessante de entender melhor esse público é perguntar aos próprios alunos e seus respectivos responsáveis o porquê  eles escolheram e continuarem na sua escola ou seu curso. Os argumentos citados por eles serão seus pontos fortes! Aproveite para usá-los ao seu favor, investindo no seu diferencial.

Invista em marketing digital

É impossível pensar em um empreendimento de sucesso que não tenha presença na internet nos dias de hoje. Além de muito eficiente e, muitas vezes, lucrativo em relação ao marketing tradicional, divulgar sua escola nas mídias digitais ajuda a fortalecer sua marca e expandir seu alcance.

Para isso, é necessário ir além das redes sociais para traçar ações concretas e estratégias bem definidas. Site e blog são seu endereço na internet,  e-mails marketing guiam o cliente no processo de compra e a mídia paga pode impulsionar o alcance da sua marca.

Prepare sua equipe

Geralmente, secretários, coordenadores e gestores são os responsáveis por atender os interessados. Esses profissionais, contudo, não são vendedores, por isso, é importante que eles tenham noções de atendimento ao público, saibam explicar os serviços oferecidos e, principalmente, saibam negociar o fechamento da matrícula.

Ao mesmo tempo em que algumas pessoas vão à sua instituição decididas a fechar uma matrícula, outras chegam apenas “curiosas” e precisam ser convencidas. Isso ocorre porque essas pessoas estão em diferentes momentos da jornada de compras. Oferecer treinamentos e estabelecer processos é essencial para preparar a equipe para lidar com os interessados em qualquer momento da jornada, de modo a auxiliá-los na decisão e acelerar o processo de captação de alunos. Além disso, é muito importante que todos da instituição mantenham um discurso alinhado.

Atenda de forma personalizada

É preciso confiança para que o responsável invista e dedique seu tempo ao serviço que você oferece. Por isso, é necessário demonstrar boa vontade e preocupação com o aluno em potencial, oferecendo-o um atendimento de excelência.

Saber as informações básicas do interessado e o histórico do contato que foi realizado é essencial para personalizar seu atendimento e demonstrar que se importa com o relacionamento entre escola e cliente.

Agendar um tour pela escola é uma oportunidade para encantar os alunos e os pais, por isso, a equipe precisa estar preparada para esse procedimento. Mantenha a escola sempre limpa e organizada, para manter uma primeira boa impressão, e agende as visitas para horários em que estejam ocorrendo atividades que você gostaria que os responsáveis estivessem presentes. Uma palestra apresentando a rotina da escola e os seus diferenciais também é uma boa pedida.

Negocie com honestidade

O momento da negociação é sempre delicado. Essa é a hora em que o interessado no seu serviço vai fazer perguntas, apresentar objeções e negociar vantagens. É preciso saber lidar com isso: além de reforçar os pontos altos da sua escola ou curso, você não deve temer a negociação.

Nunca minta ou prometa coisas que você não pode cumprir. Apresentar o Projeto Político e Pedagógico da escola é uma forma de alinhar as expectativas quanto o direcionamento educacional da escola e evitar frustrações e descontentamentos.

Neste momento, é preciso estabelecer uma relação honesta, reforçando a confiança na sua instituição. Negociar descontos ou vantagens para o aluno pode ser válido neste momento.

Tenha uma ferramenta de captação

A captação de alunos nada mais é do que o contato com os clientes em potencial. Para isso, é necessário que a escola ou cursou seja organizada e bem estruturada para obter informações precisas e cultivar um bom relacionamento com quem a procura.

O CRM educacional é uma ferramenta que registra e organiza todas essas informações, ou seja, ela facilita a administração dos contatos com cada um dos interessados.  Registrar o primeiro contato do interessado, marcar as atividades agendadas pela escola, organizar visitas, entrevistas, ligações, emails e controlar o processo seletivo, são algumas ações que podem ser realizadas com um CRM.

Tão importante quanto organizar as informações é analisá-las. Com uma boa ferramenta você pode gerar relatórios de oportunidades ganhas e perdidas e analisar todo o fluxo da captação. Essa etapa é essencial para entender onde a escola está errando e acertando, para sempre otimizar esse processo.

E você, quais estratégias têm adotado para atrair novos alunos para sua escola?

Ábila Ribeiro é produtora de conteúdos educacionais da WPensar, empresa que tem a missão de transformar a educação por meio do desenvolvimento de tecnologias para gestão escolar.